Você e seu time já se perderam na organização das entregas de uma campanha de comunicação? Ou alguma urgência ou mudança inesperada de briefing botou tudo a perder? Pode ser que esteja faltando um método mais eficiente de prever não apenas os imprevistos, mas os esforços, os recursos e os investimentos necessários para ter a produção sob controle.
Hoje vamos compartilhar uma forma de pensar as variáveis que é bem inusitada, mas ajuda a Monstra a aplacar essa dificuldade e repensar a sua forma de organizar as demandas criativas.
Está pronto para entender a esteira de produção como se fosse a sua confeitaria favorita? Então prepare-se para lamber os dedos e venha junto no nosso artigo!
Se vira nos 30: a gestão do caos em projetos de comunicação
Gerenciar a produção de criativos de uma campanha publicitária é uma verdadeira batalha estratégica. É preciso mais do que criatividade, sagacidade e um monte de braços para entregar altos volumes de peças. É preciso velocidade e experiência, pois é comum que o solicitante tenha mudanças de oferta de última hora. Além disso, é preciso definir um orçamento que valha a pena para quem paga e para quem produz.
Ainda bem que existem caminhos para organizar tudo isso de forma mais justa para todos! Um deles é estabelecer uma metodologia de trabalho da empresa.
Metodologia é a sistematização do trabalho criativo a partir de parâmetros definidos. É como um modelo de negócio desenhado, mas adaptável e reaplicável, que deve funcionar para projetos de qualquer segmento ou volume de demanda dos diferentes escopos dos clientes.
Uma boa metodologia de trabalho ajuda a prever os esforços necessários e os investimentos para manter as equipes funcionando. É algo que, por melhorar o dia-a-dia, facilita projetar times, riscos, imprevistos, substitutos, custos etc.
A Monstra acredita que o trabalho criativo começa pela ordenação nas ideias. É isso que nos permite facilmente encaixar urgências na fila de produção a qualquer hora. (Inclusive falamos disso na 1ª parte do nosso especial Método Monstra, que você pode conferir aqui.)
Definindo um cálculo de esforço para organizar a produção
No método da Monstra existe um cálculo de esforço para organizar as demandas e estipular com maior precisão os valores finais do escopo e as expectativas de entrega. Ele não é um cálculo 100% matemático, pois envolve gestão de recursos humanos em sistema de trabalho remoto; porém é ideal para o cliente ter uma visão clara sobre o que ele está investindo e onde está economizando.
O cálculo é feito a partir de três pilares: atividade, tempo e recursos. As atividades são as etapas necessárias para concluir uma tarefa; o tempo corresponde ao prazo de entrega e o tempo de produção de cada etapa isolada; os recursos são a lista de habilidades e ferramentas que a tarefa exige. O sucesso está no ponto de equilíbrio entre os três.
Para realizar esse cálculo, respondemos perguntas como:
- ATIVIDADES
- Quantas atividades cabem em determinada fração do tempo disponível?
- Podemos fragmentar e otimizar as atividades?
- TEMPO
- Qual o prazo mínimo e máximo para a tarefa ser entregue?
- Temos condições para acelerar o processo sem comprometer a qualidade?
- RECURSOS
- Temos as ferramentas necessárias para realizar a tarefa no tempo esperado?
- Temos as pessoas certas para realizar a tarefa com qualidade ou precisamos contratar?
Para cada atividade da lista o coordenador da Monstra atribui um grau de complexidade ou SLA, como P (pequeno esforço), M (médio) e G (grande).
Uma atividade de complexidade P, por exemplo, valeria “1 ponto” e poderia ser realizada por um profissional júnior ou aprendiz. Já uma tarefa G valeria “10 pontos”, sendo realizável por coordenadores com o perfil mão–na-massa ou especialistas com mais experiência no estilo de projeto do cliente.
Isso, claro, sem falar de prazos: uma tarefa P pode ser entregue em X dias, ou em X-1 se for com profissionais mais tarimbados, por exemplo.
Sobre bolos e campanhas de comunicação: uma analogia
Para dar um exemplo de como isso é aplicado, temos uma analogia culinária para explicar.
Assim como nos alimentos, a maioria dos clientes que pedem produção em alta escala não pode ficar com a peça parada. No varejo online, então, nem se fala. Como seria, então, o cálculo de esforço aplicado a uma contexto de produção de doces para eventos?
1) A Monstra recebe um pedido de um cliente já conhecido logo na manhã de segunda-feira:
“Um bolo de aniversário de 5 quilos para uma festinha simples com temática do Harry Potter, mais 200 docinhos até o final de semana.”
- Tempo:
- Prazo:7 dias
- Tempo de produção:
- Bolo (1 dia)
- Doces (1 dia)
- Atividades e suas complexidades:
- Fazer um bolo temático de 5kg
- Fazer 200 docinhos típicos de aniversário
- Comprar todos os ingredientes
- Recursos:
- 2 cozinheiros experientes (um para o bolo e outro para os doces)
- Ingredientes (ovos, farinha, leite condensado, chantilly…)
- Instrumentos (utensílios, forno, formas, embalagens, gás etc).
Primeiro, qual o grau de dificuldade de cada tarefa?
Os ingredientes são fáceis de encontrar? Quais as subetapas? Existe alguma tarefa que exige mais tempo da esteira de produção? Afinal, não é qualquer bolo, mas um castelo de Hogwarts! Poderíamos dizer que o bolo é uma tarefa “G” e os 200 doces são uma tarefa “P”.
Em seguida, qual o prazo de cada subtarefa?
Os cozinheiros levam
- 2 dias para comprar todos os ingredientes
- + 1 dia para fazer o bolo ao mesmo tempo os docinhos
- + os processos de descanso da massa, atividades que se sobrepõem e mais uma gordurinha de segurança.
Total: 4 dias.
Data de início de processo: 4 dias antes da entrega.
Vamos considerar que nesta cozinha a Monstra mede por tempo de preparo e complexidade (experiência exigida) dos alimentos, e que 200 docinhos valem 5 pontos e o bolo especial vale 20 pontos. O orçamento do cliente então seria equivalente a 25 “pontos de esforço”.
2) Agora vamos para uma situação um pouco mais complicada, aproveitando essa lógica.
A Sra. Daniela e o Sr. João nos procuram com o sonho de realizar uma grande festa de casamento, inspirada no universo da série Game of Thrones. Com direito a combates medievais, bardos e uma decoração digna dos sete reinos, nosso trabalho é garantir sobremesas sofisticadas e inesquecíveis para atender 100 convidados.
- Tempo:
- Prazo:10 dias
- Tempo de produção:
- Bolo (3 dias)
- Doces (2 dias)
- Ingredientes (chegada em 3 dias)
- Atividades e suas complexidades:
- Fazer um bolo de 30kg (equivalente a 120 pontos de esforço)
- Fazer 600 doces (equivalente a 15 pontos de esforço)
- Comprar todos os ingredientes
- + os processos de descanso da massa, atividades que se sobrepõem e mais uma gordurinha de segurança.
- Recursos:
- 1 confeiteiro
- 1 confeiteiro especializado em culinária medieval
- 1 assistente de cozinha
- Ingredientes (frutas, mel, farinha…)
- Instrumentos de trabalho diversos.
Estamos então falando de 135 pontos de esforço distribuídos em 8 a 10 dias de trabalho, para 3 profissionais da cozinha, certo?
Mas eis que surge uma reviravolta digna da Guerra dos Tronos!…
- Desafio:
Apenas um dia antes da festa, a noiva avisa que é alérgica a nozes, um dos principais ingredientes do bolo!
Não dá tempo de fazer outro bolo, A NÃO SER QUE…
- …a equipe toda se mobilize e chame mais um confeiteiro extra;
- chamem uma cozinha parceira para ajudar com mais especialistas;
- e até quem não é da cozinha se prontifique para ajudar em tarefas não especializadas, como lavar utensílios, organizar o espaço, cuidar das ligações etc.
Tudo isso para fazer aqueles mesmos 120 pontos de esforço, de 3 dias de tarefa, serem realizados em apenas um dia! Uma produtividade 200% maior após remanejamento de urgência (o que pode ser típico em uma empresa que é referência em gestão de equipes, digo, em confeitarias para festas).
Observação: Situações meramente ilustrativas. A especialidade da Monstra não é confeitaria, e sim produção de criativos de marketing em larga escala.
Conclusão 🧁🧁🧁
Em dias de “incêndio”, algo tem que ser feito para que o preparo tenha o mínimo possível de tempo (aumentar a equipe, dividir as tarefas, reaproveitar o que já está pronto na cozinha, padronizar a produção etc).
Seja para criar um banner de Google Ads, seja para desdobrar uma campanha em mais de mil criativos, é mais ou menos assim que fazemos! Isso porque não acreditamos em preço por banner, mas valor de projeto; cada demanda tem a sua complexidade, o seu peso e o seu desafio.
Com o cálculo de esforço, profissionais e clientes têm uma visão mais transparente do processo de produção. Claro que hoje trouxemos apenas um resumo, e você deve adaptar essa fórmula à sua realidade.
Essa forma de pensar não serve apenas para comunicação, e sim qualquer atividade: fazer bolos, sim, mas também organizar eventos, construir uma casa, produzir um filme, desenvolver um aplicativo e o que mais a sua criatividade permitir.
O que você achou dessa forma de pensar? Comenta aí!
Até a próxima!
