Sua equipe pode ser altamente capacitada, proativa e experiente. Mas se ela não tiver um sistema de trabalho organizado, personalizado e responsivo, seu projeto corre um grande risco de afundar no meio do caminho.
O tema do artigo de hoje é a 3ª parte da nossa série sobre a metodologia da Monstra, e aborda como podemos desenhar a lógica de criação no dia a dia e evitar que esse risco se torne realidade!
(Se você não viu a 1ª e 2ª parte desta série Metodologia, confira aqui.)
Fluxo de tarefas: ponto de equilíbrio entre automação e humanização
As áreas da comunicação e do marketing trazem grandes desafios aos seus profissionais, dentre eles o de produzir altos volumes de criativos com agilidade e qualidade.
Na Monstra, metodologia é um modelo adaptável de sistematização ou organização de projetos. Aplicado ao contexto de produção em criativos de marketing, ela pode ser dividida em três aspectos:
- entendimento do escopo
- projeção do squad ou time
- fluxo de trabalho
Mas existe um dilema na definição de fluxo. De um lado, a necessidade de criar um sistema reaplicável que funcione para qualquer tipo de demanda ou setor. De outro, as peculiaridades de cada cliente: alguns participam mais durante o processo, outros nem tanto; a quantidade de pessoas envolvidas; o quanto elas têm familiaridade com as ferramentas de trabalho; o perfil das operações etc.
Criar um fluxo de tarefas significa responder a perguntas pragmáticas.
Nesse quebra-cabeça, surgem questões a serem antecipadas e respondidas pelo gestor:
- Onde será feita a abertura dos jobs?
- Como os arquivos serão nomeados e categorizados?
- Onde as peças serão armazenadas?
- Como serão compartilhadas, com que frequência e quem terá acesso ao que?
- Quantas etapas de aprovação?
- Como será o sistema de notificações?
- Como registrar aprendizados para evitar que as informações se percam?
- Como gerar relatórios em tempo real? E quem será responsável por acompanhar esses dados?
Ao responder essas questões o gestor pode elaborar um sistema de automação que otimize os jobs.
Todos os pontos acima são cruciais também para processos de transição de pessoas ou crescimento do projeto. Se agora o João atua no núcleo A e no próximo semestre é realocado para o núcleo B, ele não terá que passar por novos treinamentos ou aprender tudo do zero. Vai existir uma metodologia base, um conjunto de ferramentas e recursos que servirão para toda a empresa.
Qual ferramentas preferimos? Aquelas que derem conta do recado. Não preferimos as que estão “fazendo sucesso”, mas as que funcionam para cada caso, a realidade do cliente e do projeto.
O que considerar na hora de definir o seu sistema de trabalho
Ao longo dos anos, testamos diversas alternativas a fim de diminuir o custo para o cliente e facilitar o dia a dia dos nossos monstros. Estamos sempre de olho em novidades e tendências do mercado, principalmente no que se refere à agilização da metodologia.
Já fomos adeptos do Trello, do Slack, do Pipefy e até da solicitação de jobs por e-mail. Hoje (2023) usamos a plataforma Monday para gerenciar projetos, e já tem quase 5 anos que o Discord é nosso meio de comunicação interna, por exemplo.
O fluxo de trabalho precisa ser customizável, o que não significa ser complicado de usar, parecer um quebra-cabeças ou uma tela de Adobe Premiere. Nossa metodologia também busca a forma ótima entre necessidade do escopo e simplicidade do processo!
Diante disso, o fluxo precisa ser:
1) enxuto
para acompanhar o trajeto de cada card/ item/ job com rapidez, além de facilitar a curva de aprendizado dos envolvidos.
2) segmentado
para adequar ou modificar alguma parte específica da linha de produção, sendo possível agir sem afetar o andamento de outras atividades.
3) autossuficiente
para adequar ou modificar alguma parte específica da linha de produção. Dessa forma, é possível agir sem afetar o andamento de outros jobs;
4) ANALÍTICO
p/ gerar relatórios sobre cada etapa. É com base neles que descobrimos se a equipe precisa aumentar, se a produtividade aumentou ou caiu, etc..
Aliás, aqui nós levamos essa questão de relatórios muito a sério! É assim que olhamos para as lacunas e desenvolvemos respostas.
Um exemplo prático: certa vez, com base no cruzamento de dados, comprovamos que o desperdício de esforço causado por refações decorrentes de briefings imprecisos representavam, do escopo anual do cliente, o equivalente a dois meses de trabalho. Ou um dia útil por semana! Mas graças à inteligência de dados pudemos identificar os pontos de melhora em parceria.
Conclusão
Garantir a produtividade saudável de um squad é essencial para a evolução de um projeto de comunicação. Mas para isso não acontecer de qualquer jeito, é preciso apostar em ferramentas de trabalho ágeis e customizáveis.
Uma solução que hoje tem gerado excelentes resultados na Monstra é o uso da plataforma Monday, por seu design flexível e adaptável às necessidades do projeto e preferências pessoais de cada membro da equipe. Mas, independente da plataforma usada, a plataforma escolhida precisa estar associada, é claro, a outros recursos e, principalmente, a uma metodologia que permeie todos os processos, núcleos e atividades.
Em resumo, um bom fluxo de produção facilita a identificação de jobs, permite alterações e pode ser usado pela organização inteira, independentemente do setor. E de quebra, ela deve viabilizar a estruturação de dados para que sejam analisados e extraídos com facilidade pelo time.
Um abraço monstro!
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Esse é o terceiro artigo da série que fala sobre a nossa metodologia e como administramos os nossos recursos. Se você quer saber mais, confira todos os posts aqui!
