COMO FAZEMOS O QUE FAZEMOS?

Metodologia Monstra

Como é nossa gestão de equipes para produção criativa em alta escala?

1. Introdução

Se você já deu uma olhada no nosso novo site, deve ter topado com a parte institucional, que fala de metodologia, filosofia e cultura.
Se cultura é o que queremos cultivar nas relações de trabalho e filosofia são os ideais que orientam o dia-a-dia, metodologia é como esquematizamos nosso trabalho na prática.

Mais que “métodos ágeis” ou esquemas de project management, temos um passo a passo tão ordenado quanto flexível, que nos ajuda a projetar equipes dedicadas e permite que o próprio escopo “escale”.

Basicamente, nossa metodologia é uma maneira de organizar, de forma customizada, cada projeto e cada etapa de produção criativa.

A maioria dos trabalhos que caem no colo da Monstra são do nicho de produção – chamadas de desdobras no nosso meio. Mas também atendemos altas demandas de impressos e até conteúdo rico com uma robusta equipe de copywriters dando o tom de voz da marca.

Ou seja, embora o DNA da Monstra gire em torno de escalabilidade, não quer dizer que não haja criação na nossa “esteira de produção”.

Nosso método não é um modelo fechado e restrito para atender apenas uma alta demanda de banners. Em todos os núcleos da Monstra há uma metodologia que é, na verdade, uma forma de pensar o processo.

2. Entender para atender. Ou: como criar uma esteira produtiva como se fosse um processo artesanal.

A primeira coisa que a Monstra faz quando recebe o escopo de uma concorrência, ou de um cliente em mudança de projeto, é analisar a atividade, seu tempo, e os recursos disponíveis.

Atividade

É basicamente a tarefa a ser executada em todos os aspectos. É o que geralmente se entende por escopo. Devemos responder perguntas como:

quantas peças por mês?
qual o tipo de peças envolvidas?
terá redação? animação? revisão interna?
qual a dificuldade delas em redação, design ou motion?

Aqui na Monstra temos um sistema de mensuração do esforço das partes específicas de um job. É nosso cálculo de esforço, um sistema de contagem referencial que tem duas funções básicas de gerenciamento:

medir, de forma antecipada e concreta, o escopo solicitado, e assim, prever o tamanho ideal de uma equipe;
avaliar, em tempo real, a produção atual, para entender gargalos, aumentos de escopo ou reduções de esforço;
ter uma noção justa sobre a produtividade dos colaboradores, sem deixar de considerar nossas filosofias de trabalho.

Tempo

Avaliamos sempre três aspectos:

o tempo que se leva desde o recebimento do pedido até sua entrega final – passando pela análise do briefing e revisões;
o tempo isolado de produção real – cálculo de esforço de design e redação separados;
e a velocidade exigida em situações anormais de temperatura e pressão – as urgências costumeiras desse nicho.

As informações do processo do cliente também contam! Veja, por exemplo, um caso extremo que alterou completamente a estruturação de uma equipe a partir de uma informação crucial do cliente.

Em 2018, a 99 fazia parte dos clientes da Monstra. Mesmo tendo uma equipe top à frente da produção, não estávamos conseguindo atender a rapidez que o cliente precisava. Os briefings vinham todos com urgência de duas, três horas, e muitas vezes depois das 18:00. Mesmo entregando mais de 90% dos pedidos dentro do prazo, eles não tinham tempo de aprovar as peças e algumas delas acabavam não subindo no aplicativo.

Algo estava faltando; o nome disso era “informação”, e o sobrenome era “dia a dia do cliente”. Depois de algumas frustrações iniciais, o atendimento se abriu para nós e revelou como era a rotina do seu time de marketing. Veja a seguir o problemão que havia antes mesmo do briefing.

Aplicativos de mobilidade urbana costumam gerenciar a distribuição de parceiros na cidade em operação. Se tem muito usuário pedindo corrida na Zona Leste, o app precisa “levar” motoristas até lá. Em boa parte isso era resolvido com as comunicações diárias no app, que a Monstra produzia, e que tentavam responder o mais rápido possível à balança de oferta e procura. Mas tinha um agravante: os relatórios saíam de 3 em 3 horas. Ou seja, antes do almoço o foco do job passado pela manhã já poderia ter mudado, e no fim do dia o esforço seria outro!

Isso é muito mais do que fazer 50 peças por dia. Era preciso redefinir a forma de atender – “como criar resposta imediata?” – e também cobrir o dia todo da jornada do solicitante – “como atender às 8 da manhã e 8 da noite sem prejudicar a sanidade do colaborador da Monstra?”.

É esse tipo de tempo que levamos em conta: tempo de resposta, tempo de produção, tempo de giro e, não menos importante, tempo de descanso – que explicamos melhor na nossa lista de valores.

3. Projeção de equipe: nosso quebra-cabeça preferido.

Quem? Quantos? Qual experiência? Qual o desenho da rotina?

É aqui que os líderes da Monstra sentam e movem as peças que serão “AS” caras do time.

Pois agora sabemos o volume do job, sua rapidez de entrega, sua frequência. Temos que decidir se vamos ter uma dupla atendendo uma demanda constante, se vamos criar turnos, se vamos nos preparar para grandes picos de gargalo e outros de calmaria. Se teremos um coordenador cascudo ou apenas um líder organizando as operações; se haverá um atendimento no meio-de-campo; se haverá um revisor no período noturno; se haverá aprovação externa em uma ou duas etapas.

Muita coisa é ponderada para criar a equipe ideal. O manejo dos recursos disponíveis é a parte complementar à atividade e ao tempo.

Recursos

O mais simples de resolver são os recursos técnicos, ou seja, as ferramentas do dia a dia que iremos utilizar, já que elas podem variar dependendo do cliente e de como ele precisa receber os materiais.

Quais programas, aplicativos e meios de compartilhar arquivos?
Como será a comunicação entre equipe e solicitante?
Existem sites, plugins ou extensões que facilitariam o giro daquele tipo de produção criativa? Etc.

E, é claro, o principal recurso que temos são as pessoas.

Que tipo de profissional? Qual o perfil dele?
Sua disponibilidade para atender em homeoffice deve ser imediata?
Seu dia a dia pode ser mais flexível?
Existe um coordenador que possa cobrir o time?
Temos indicações adequadas ou iremos abrir processo seletivo?

“Existem muito mais coisas entre o céu da entrega e a terra da terceirização de equipes do que ousa pensar nossa vã filosofia”, disse o dramaturgo.

Sobre Abras, Kadabras e Alakazams

Já tivemos indicações de perfis sênior que deram mais trabalho que os júnior; assim como tivemos pessoas que, não sendo formadas na área e tendo acabado de começar na carreira, em poucos meses estavam liderando uma pequena equipe.

É por isso que na Monstra não faz sentido pensar em termos de “júnior”, “sênior” e “pleno”, a não ser como um referencial para o próprio mercado.

Por mais difícil de explicar (e por mais pretensioso que isso possa parecer), os monstros com mais tempo de casa logo percebem que, aqui, rótulos corporativos podem enganar.

Referência para quem cresceu nos anos 90: o anime Pokémon. A evolução das criaturinhas podia acontecer basicamente pelos “pontos EXP”, que eram acumuladas nas vitórias de combate; ou pelos níveis de suas espécies, como Pichu – Pikachu – Raichu, Charmander – Charmeleon – Charizard e Abra – Kadabra – Alakazam. Para ir de um nível ao outro era preciso atingir pontos de EXP (e depois escolher evoluir), ou então ser exposto a uma pedra especial que provocava a evolução da forma.

Podemos pensar que a evolução na Monstra poderia se dar tanto pelo tempo e jobs de estrada (lutas acumuladas) quanto por uma exposição “concreta” a “incêndios” (pedras especiais). Assim, no nosso modo lúdico de ver, existem “kadabras” versáteis mas com baixa experiência na tarefa, e “abras” com muita bagagem específica, mas que não foram para o próximo nível.

um “Abra” é a pessoa que executa;
um “Kadabra” é capaz de liderar uma equipe no dia a dia da produção criativa, e já pode negociar com solicitante;
um “Alakazam” é capaz de coordenar mais de uma equipe, projeta outras tantas, ajuda a resolver problemas de gestão e ainda ensina Abras e Kadabras na evolução de seus textos e gestão.

Percebe que não basta ser “diretor de arte sênior” para ser “designer Alakazam”?

A capacidade de resposta, aprendizado e encaixe na equipe são visíveis no dia a dia, e muito mais valiosa para fazer a roda girar e o projeto navegar com fluidez. Então, nos recursos, o “perfil Monstra” (e sua evolução) é levado em mais alta conta!

Por falar em fluidez, a próxima etapa é o fluxo de trabalho.

4. Definição de Fluxo: um verdadeiro Lego® de se ver.

Chegou a hora de desenhar como será a lógica de criação no dia a dia. Lidamos com dezenas, até centenas de pedidos por semana, então, para cada cliente, é preciso criar um sistema de automação que agilize ao máximo a transição do job em suas diversas etapas:

abertura de jobs;
tags de identificação;
etapas do processo visíveis nos cards;
necessidade de aprovação intermediária;
sistema de notificações que não lote a caixa de entrada etc.

Aqui podemos pensar no método Kanban, ou seja, cada item (ou card, ou job) deve ser um elemento independente, que seja movido nas fases, de acordo com a etapa de projeto: em espera, em escrita, em revisão, em produção de layout, em aguardo de aprovação etc.

A diferença é que a Monstra possui peculiaridades para cada cliente. Para um, as coisas entram e saem mais rápido; para outro, há mais participação do cliente durante o processo; há casos em que a pessoa que solicita o pedido não é a mesma que aprova; e por aí vai. Tudo isso vai de acordo com as informações levantadas, o formato de trabalho do cliente e o próprio perfil nas operações, como a parte de esclarecer dúvidas, a aprovação, a comunicação cotidiana etc.

A Monstra, hoje, costuma utilizar a plataforma Monday para gerenciar projetos. Ressaltamos o “hoje” pois estamos sempre avaliando alternativas que diminuam o custo para o cliente e facilitem o dia -a -dia. Já fomos adeptos do Trello, do Slack, do Pipefy e até de pedir jobs por e-mails; sem clubismo, optamos pela opção que seja mais flexível, customizável e útil na exportação de dados.

Vendo a máquina rodar

Além de customizado, o fluxo (quadro + automações) precisa ser:

Enxuto, pois não pode parecer um quebra-cabeça de se encontrar, e que dê para acompanhar o trajeto de cada card/item/job, já que são dezenas acontecendo ao mesmo tempo;
Segmentado, ou flexível, pois, se for necessário adequar ou modificar alguma parte específica da linha de produção, é possível agir sem afetar o andamento de outros jobs;
Autossuficiente, para que tanto os arquivos entregues quanto o histórico de mensagens possa ser encontrado em um só lugar, sem necessidade de plataformas complementares;
Capaz de gerar relatórios sobre tudo, e essa parte é tão importante que cabe até um parágrafo separado.

Como o nosso nicho trabalha com números (volume de peças produzidas, sejam online, sejam impressas, tempo de produção, etc.), a gestão precisa ter uma noção abrangente e, ao mesmo tempo, detalhada dos números do processo.

quantas peças foram produzidas? qual a evolução nos meses?
qual o cruzamento de velocidade x dificuldade dos materiais?
de qual solicitante os jobs demoram mais na esteira?
quem entrega mais rápido? quem possui menos alterações? quem resolve mais urgências quando precisa?
a equipe precisa aumentar? a produção cresceu sem ter contratado mais pessoas?

A gente leva isso tão a sério que, certa vez, nós conseguimos comprovar, através de uma série de informações cruzadas, que um briefing bem escrito, com clareza, informação e objetividade, representavam, naquele escopo, até dois meses de economia para cada ano de projeto.

Nós conseguimos enxergar que refazer jobs (cujos briefings não tinham sido específicos desde a solicitação) ocupava 17% do tempo da equipe em relação ao total das entregas. É quase um dia útil por semana!

É nesse tipo de inteligência com comprovação de dados e ganho de produtividade que a gente sempre mira em nossas parcerias.

5. Escalabilidade e Parceria

O exemplo anterior não representa uma disputa de dedos apontados. Pelo contrário: é um olhar de inteligência sobre o processo que pode impactar tanto questões de custos básicos quanto a projeção de futuro.

As “peças” do nosso fluxo de trabalho são flexíveis e inteligíveis justamente por isso: a Monstra pensa no crescimento assim que nasce a parceria. Claro, pois não há, no varejo, um único departamento que não queira estourar nas vendas. Crescer a projeção comercial. Estar em tantos meios digitais e offline, cada vez mais diversos e numerosos. De preferência mantendo os custos de produção criativa. Quem nunca?

Em outras palavras, toda essa metodologia visa possibilitar a tal da escalabilidade na produção, que já falamos aqui.

E para que isso aconteça de forma saudável, a Monstra acredita que somos mais do que fornecedores de material ou de mão de obra terceirizada. Somos uma parceria. Que cresce junto. Que cresce durante.

É por isso que a inteligência de dados – por mais esquisito que seja quantificar o trabalho criativo – vale para o processo em cada etapa, inclusive o aprendizado do cliente. Estamos aqui para projetar uma parceria, onde ambos os lados estão dispostos a compreender, aprender e adaptar. Em suma, rever o que for preciso e propor soluções para fazer a roda girar com cada vez mais agilidade e qualidade.

6. Conclusão

Ufa, será que conseguimos passar um panorama de como é a metodologia Monstra? Ou será que só falamos coisas óbvias?

Porque, pra nós, é o mesmo que falar sobre um assunto que aprendemos na prática, fazendo. É como elencar as etapas de dirigir um carro, sendo pilotos profissionais.

E também, só neste ano, vimos a necessidade de colocar em palavras e apresentar a ideia ao mercado: “É assim que fazemos”. Tanto pelo aprendizado acumulado quanto pelo cenário de meios digitais cada vez mais exigentes na rapidez de suas entregas.

Deu resultado para clientes como Magalu, Netshoes, Via Varejo, Didi (99), Mercado Bitcoin e Grupo Randon. Será que pode trazer crescimento para sua empresa também? Fale mais sobre suas necessidades de produção aqui nesta página, e em breve entraremos em contato!

Se você gostou do que leu, é profissional de design digital ou copywriter, e deseja estar no nosso radar em nossos próximos processos seletivos, preencha este formulário para entrar no nosso banco de talentos Monstra.

Um abraço monstro!